Excel’den CRM’e Geçmeden Önce Hangi Alanlar Hazırlanmalı?

Özet ve Kısa Cevap

Excel'den CRM'e geçmeden önce; Kişi Bilgileri (Ad, Soyad, Telefon, E-posta), Şirket Bilgileri (Unvan, Vergi No, Sektör, Şehir) ve Satış Durumu (Aşama, Temsilci, Son Görüşme Notu) olmak üzere 3 temel gruptaki alanlar standart sütunlara ayrılmalıdır.

Excel tablolarından CRM sistemine geçişte yaşanan en büyük aksaklık, eski dosyalardaki dağınık, biçimlendirilmemiş ve eksik verilerin doğrudan yeni sisteme aktarılmaya çalışılmasıdır. İsim ve soyismin aynı hücrede olması, telefon numaralarının farklı formatlarda yazılması veya şirket unvanları ile yetkili kişilerin birbirine karışması CRM'i ilk günden kullanılamaz hale getirir. Bu rehberde, aktarım öncesinde Excel dosyanızda bulunması gereken zorunlu ve isteğe bağlı standart sütun yapısını inceliyoruz.

Detaylı Analiz ve Kılavuz

CRM yazılımları ilişkisel veritabanı mantığıyla çalışır. 'Şirket' (Account), 'Yetkili Kişi' (Contact) ve 'Satış Fırsatı' (Deal) birbirinden ayrı nesnelerdir. Bu nedenle Excel tablosu bu üçlü yapıya göre hazırlanmalıdır. ## Standart CRM Veri Aktarım Şablonu (Alan Matrisi) | Sütun Adı (Excel) | Hedef CRM Alanı | Veri Tipi | Zorunluluk | Standart Biçim Örneği | | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | | **Yetkili Adı** | Contact: First Name | Metin | Zorunlu | Mehmet | | **Yetkili Soyadı** | Contact: Last Name | Metin | Zorunlu | Yılmaz | | **Cep Telefonu** | Contact: Mobile Phone | Telefon (E.164) | Zorunlu (Tekil ID) | +90 532 123 45 67 | | **E-posta Adresi** | Contact: Email | E-posta | Zorunlu (Tekil ID) | mehmet.yilmaz@firma.com | | **Şirket Resmi Unvanı** | Company: Name | Metin | Kurumsal B2B | ABC Endüstri San. ve Tic. A.Ş. | | **Vergi Kimlik No (VKN)** | Company: Tax ID | 10 Haneli Sayı | Önerilen (Tekil ID) | 1234567890 | | **Şehir / İlçe** | Company: City / District | Seçim Listesi | Önerilen | İstanbul / Ümraniye | | **Sektör** | Company: Industry | Standart Liste | Önerilen | İmalat / Metal | | **Sorumlu Temsilci** | Deal: Owner | Kullanıcı E-postası | Zorunlu | temsilci@hangicrm.com | | **Mevcut Aşama** | Deal: Stage | Pipeline Aşaması | Zorunlu | Teklif Verildi | | **Tahmini Tutar** | Deal: Amount | Sayı (Para Birimi) | İsteğe Bağlı | 150000 (TRY) | | **Son Durum Notu** | Note: Body | Uzun Metin | İsteğe Bağlı | 12.09.2026: Fiyat revizyonu bekliyor | *Tablo Verileri: Eylül 2026 HangiCRM editoryal standardı.* ## 1. Benzersiz Kimlik (Unique Identifier) Alanlarının Belirlenmesi Mükerrer kayıtların engellenmesi için her satırın sistemde tekil bir anahtarı olmalıdır: * B2B şirketlerde en güvenilir tekil kimlik **Vergi Kimlik Numarası (VKN)** veya kurumsal web sitesi alan adıdır (domain.com). * Bireysel müşterilerde ise **Uluslararası formatlı Cep Telefonu (+90...)** veya E-posta adresidir. ## 2. Serbest Metin Alanlarını Standart Seçim Listelerine Dönüştürme Excel'de herkesin kafasına göre yazdığı durumlar CRM'de filtreleme ve raporlama yapmayı imkansız kılar: * Şehir alanında 'İst', 'İstanbul', 'ist' gibi varyasyonlar tek bir standart 'İstanbul' değerine indirgenmelidir. * Sektör ve Aday Kaynağı gibi alanlar için CRM'de önceden tanımlanmış açılır menü (Dropdown) değerleri belirlenmelidir. ## 3. Somut İş Senaryosu: Endüstriyel Ambalaj Şirketi 3 satış temsilcisi olan bir ambalaj şirketi, son 4 yıldır tuttukları 3.800 satırlık Excel tablosunu CRM'e aktarmak istedi: * **Analiz Sonucu:** Tabloda 420 satırın telefon numarası eksikti, 280 satır aynı şirketin farklı yazılışlarıydı (ör. 'Kaya Ambalaj' ve 'Kaya Plastik Ltd.'), 150 satırda ise yetkili adı ile telefon aynı hücreye yazılmıştı. * **Uygulanan Temizlik:** Excel'in 'Metni Sütunlara Dönüştür' aracıyla ad-soyad ayrıldı. Yinelenenleri kaldır filtresiyle VKN bazlı çift kayıtlar birleştirildi. Eksik telefonlar arandı ve geçerli 3.100 kayıt temiz bir CSV şablonuna oturtularak [Pipedrive](/crm/pipedrive/) sistemine sıfır kayıpla aktarıldı.

Süreç Adımları ve İş Akışı

İş Hayatından Uygulama Örneği

"Bir kurumsal yazılım şirketi, fuarlarda topladığı 1.200 kartvizit verisini Excel'de düzenledi. Şablonda 'Fuar Adı', 'Görüşülen Tarih' ve 'Öncelik Derecesi' sütunları ekleyerek CRM'e yükledi. Temsilciler sisteme girdiklerinde hangi adayın hangi etkinlikten geldiğini ve kime ait olduğunu net olarak gördü."

Uygulama Kontrol Listesi