CRM Satın Almadan Önce Sorulacak 25 Teknik Soru (Denetim Kontrol Listesi)

Özet ve Kısa Cevap

CRM satın almadan önce; Veri Mülkiyeti ve Dışa Aktarma İzni, API Hız/Kota Limitleri, Hizmet Seviyesi Taahhüdü (SLA Uptime %99.9), KVKK/GDPR Veri Barındırma Lokasyonu, Rol Bazlı Erişim Kontrolü (RBAC) ve Otomatik Günlük Yedekleme politikaları yazılı olarak doğrulanmalıdır.

Bir CRM yazılımının arayüzünün şık olması veya satış temsilcisinin sunumunun etkileyici olması, o yazılımın arka plandaki teknik mimarisinin şirketinizin veri güvenliğini ve operasyonel sürekliliğini sağlayacağı anlamına gelmez. Sözleşme imzalandıktan sonra karşılaşılan API kısıtlamaları, veri dışa aktarma (export) engelleri, sunucu kesintileri ve yetersiz yedekleme politikaları işletmeleri ciddi risklerle baş başa bırakır. Bu rehberde, karar vericilerin ve IT yöneticilerinin tedarikçiye mutlaka sorması ve yazılı taahhüt alması gereken 25 teknik soruyu inceliyoruz.

Detaylı Analiz ve Kılavuz

Bu 25 soru, şirketinizi ileride yaşanabilecek veri kayıplarından, yasal cezalardan ve satıcıya bağımlı kalma (Vendor Lock-in) tuzağından korur. ## 25 Teknik Soru ve Denetim Matrisi (5 Kategori) Aşağıdaki tablo, teknik değerlendirme toplantılarında kullanılacak 25 maddelik denetim çerçevesini özetlemektedir: ### 1. Kategori: Veri Mülkiyeti ve Dışa Aktarma (Data Ownership) 1. **Verilerimizin yasal sahibi kimdir?** (Sözleşmede tüm verinin istisnasız müşteriye ait olduğu açıkça yazmalı). 2. **Yazılımdan ayrılmak istediğimizde tüm veritabanını hangi formatta indirebiliriz?** (CSV, JSON veya SQL dump). 3. **Müşteri kartlarındaki ekli dosyalar (PDF sözleşmeler, teklifler) toplu olarak indirilebilir mi?** 4. **Veri dışa aktarma (Export) işlemi için ek bir ücret talep ediliyor mu?** 5. **Abonelik iptal edildiğinde sunuculardaki verilerimiz kaç gün sonra kalıcı olarak imha ediliyor?** ### 2. Kategori: Entegrasyon, API ve Webhook Mimarisi 6. **Sisteminizin açık bir REST API dokümantasyonu var mı?** 7. **Günlük veya dakikalık API çağrı (Rate Limit) sınırınız nedir?** (Kotalar operasyonu durdurmamalı). 8. **Gerçek zamanlı Webhook desteği sunuyor musunuz?** (Veri değiştiğinde anında harici sisteme sinyal atabilmeli). 9. **Meta Lead Ads, Google Ads ve WhatsApp için hazır resmi bağlayıcılar mevcut mu?** 10. **Yerel ERP/Muhasebe yazılımlarımızla konuşabilecek ara yazılım veya SDK desteği var mı?** ### 3. Kategori: Güvenlik, Yetki ve KVKK Standartları 11. **Sunucular nerede barındırılmaktadır?** (Türkiye sınırları içinde mi, yoksa AB/ABD veri merkezlerinde mi?). 12. **İki Aşamalı Doğrulama (2FA / MFA) ve SSO (Single Sign-On) desteği var mı?** 13. **Veriler hem transfer anında (TLS 1.3) hem de diskte (AES-256) şifreleniyor mu?** 14. **Rol Bazlı Erişim Kontrolü (RBAC) ile temsilcilerin 'Excel İndir' butonuna basması engellenebiliyor mu?** 15. **Denetim Günlüğü (Audit Log) tutuluyor mu?** (Hangi personelin hangi müşteri kartını sildiğini görebilir miyiz?). ### 4. Kategori: Kesintisizlik, Yedekleme ve SLA 16. **Resmi Hizmet Seviyesi Taahhüdünüz (SLA Uptime) nedir?** (En az %99.9 taahhüt edilmelidir). 17. **Sistem plansız çökerse saatlik ciro kaybımızı telafi eden bir cezai şart var mı?** 18. **Yedeklemeler ne sıklıkla alınıyor ve nerede saklanıyor?** (En az günde 1 kez farklı coğrafi lokasyonda). 19. **Olağanüstü Durum Kurtarma (Disaster Recovery) süreniz (RTO ve RPO) kaç saattir?** 20. **Planlı sunucu bakım çalışmaları hangi saat diliminde ve ne kadar önceden duyurularak yapılıyor?** ### 5. Kategori: Teknik Destek ve Sürüm Güncellemeleri 21. **Acil bir sistem kesintisinde ilk müdahale süresi (First Response SLA) kaç dakikadır?** 22. **Telefonla canlı teknik destek veriliyor mu, yoksa sadece e-posta bileti mi açılabiliyor?** 23. **Yazılım güncellemeleri otomatik mi yapılıyor ve güncelleme sırasında kesinti yaşanıyor mu?** 24. **Ekibimize Türkçe veya İngilizce canlı kullanıcı eğitimi verilecek mi?** 25. **Yıllık sözleşme yenilemelerinde azami fiyat artış tavanı sözleşmede sabitlenmiş midir?** *Tablo Verileri: Eylül 2026 HangiCRM kurumsal satınalma teknik protokolü.* ## 3. Somut İş Senaryosu: Dış Ticaret Şirketi 50 personelli bir dış ticaret şirketi, popüler bir küresel CRM ile sözleşme aşamasına geldi: * **Teknik Denetim:** IT direktörü bu 25 soruluk listeyi satıcıya yazılı iletti. * **Ortaya Çıkan Risk:** Yazılımın temsilcilerin müşteri listesini Excel olarak indirmesini engelleyemediği ve temsilci işten ayrılırken müşteri çalınmasını önleyecek denetim günlüğü tutmadığı anlaşıldı. * **Aksiyon:** Şirket [Zoho CRM](/crm/zoho-crm/) Enterprise veya [HubSpot](/crm/hubspot/) Professional gibi gelişmiş rol güvenliği ve veri maskeleme sunan paketi şart koşarak sözleşmeye ekletti ve kurumsal verilerini korudu.

Süreç Adımları ve İş Akışı

İş Hayatından Uygulama Örneği

"Bir fintech şirketi, CRM satın almadan önce veri dışa aktarma (export) yetkilerini test etti. Satış temsilcisi rolündeki bir kullanıcının ekran görüntüsü ve veri indirme butonlarının tamamen kilitlenebildiğini doğrulayarak BDDK regülasyonuna uyumlu onay verdi."

Uygulama Kontrol Listesi